Как спланировать что угодно за 15 минут. Универсальный алгоритм

Где взять время и  все успеть? Эти вопросы волнуют большое количество людей. Если вы чувствуете, что «зашиваетесь», то отложите все дела буквально на 15 минут и посмотрите на них в целом.

Это необходимо для того, чтобы прийти туда, куда вы хотите, а не бегать по кругу. 

В этой статье я опишу  способ выбраться из-под завала дел и взять инициативу в свои руки.Это простой и понятный алгоритм, который я сама разработала и пользуюсь им уже более 10 лет.

1. Возьмите листик бумаги и ручку или откройте текстовый редактор

(что удобнее). Разделите страничку на две части. Примерно так, как на картинке.

2. В левую колонку выписываем дела списком. Не нужно писать, что вы будете делать и как. Просто напишите список с названиями дел. Выпишите все дела, которые необходимо сделать в ближайший отрезок времени.

Например, если нужно составить учебный план, то пункты плана могут выглядеть примерно так: «решить 3 задачи по экономике», «встретиться с преподавателем по вопросам диплома», «подготовить доклад по истории».

3. Рядом с каждым делом проставьте примерное количество времени, дату и исполнителя. Конечно, вы не можете досконально рассчитать, сколько времени потратите на каждую задачу. Но, если разделите эту задачу на подзадачи, то сможете хотя бы примерно посчитать необходимое время.

Например, если у вас стоит задача «встретиться с преподавателем», то она состоит из времени на сборы, на дорогу туда и обратно и на саму беседу. Если дорога занимает час, сборы 0,5 часа и беседа около часа (с учетом того, что преподаватель может прийти не вовремя), то в итоге закладываем на это дело примерно 3,5 часа.

4. Далее делим задачи на «сдвигаемые по срокам» и «несдвигаемые». Т.е. те, которые, если что, можно будет сдвинуть на несколько дней и те, которые сдвинуть нельзя. Выберите тот маркер, который удобен именно вам.

Например, очень удобно маркировать цветом, как на картинке. Красные – это «несдвигаемые», а синие – «сдвигаемые» дела.

5. В правой колонке делаем несколько временных блоков. Первым идет блок «постоянные», в который мы вписываем какие-то повторяющиеся дела, далее идут недельные блоки для конечных дел.

Пример можно увидеть на картинке. Вместо обозначенных дат вставляете необходимые вам даты. Обычно, один блок равен 1 календарной неделе с понедельника по воскресенье. Но, опять-таки, временной отрезок зависит от вас и от ваших целей и задач.

6. Далее в правой колонке рядом со всеми блоками с датой пишем примерное количество времени, которое у нас вообще есть на выполнение задач по данному списку.

Например, если нужно решить учебные задачи, а вы при этом еще и работаете, то берете общее время за неделю, которое равно 24*7= 168 часов. От этого времени нужно отнять время , которое в любом случае выпадает. Чтобы понять, сколько у вас свободных часов в неделю. Соответственно отнимаем работу, сон, домашние дела, отдых и дорогу, если в дороге нет возможности учиться. Допустим, что на работу и занятия в учебном заведении вы тратите 9*5=45 часов, на сон 8*7=56 часов, на домашние дела 2*7=14 часа и на отдых 2*5+ 4*2=18 .Дорога 1*7=7.- Получается, что свободных часов у нас, примерно,28 (168-45-56-14-18-7=28)

Не забудьте отнять от получившегося результата время на постоянные дела. Например, каждую неделю мы посещаем спортзал и, вместе с дорогой, это занимает 2 часа. Если у нас было примерно 28 свободных часов в неделю, то остается, соответственно, 26.

NB! Всегда закладывайте какое-то время на непредвиденные обстоятельства. Например, если вы планируете что-то, что включает дорогу, то нужно учесть время на остановке или в пробке.

7. Из левой колонки переносим в правую «несдвигаемые» дела, параллельно отнимая время, необходимое на выполнение этой задачи из свободного.

Считаем, сколько у нас есть всего времени на выполнение задач. Далее вносим в план несрочные дела. Если времени на несрочные дела не хватает, то мы можем их перенести на более поздний срок.

8. Проверяем список в левой колонке, чтобы понять, все ли мы перенесли в правую. Примерный план готов. Дела больше не роятся в вашей голове в хаотичном порядке. Вы точно знаете, что важно, а что не очень. И можете начинать работать.

NB! Советую завести электронный календарь в смартфоне или на компьютере, если у вас его еще нет. В таком случае вам будет напоминать о делах либо всплывающее окно, либо сообщение в почте. И тогда вы точно ничего не забудете и все успеете.